El Home Office y el estrés en la pandemia (Parte 1)

Acciones y Recomendaciones para un home office más sano

Nadie es experto en tema de COVID 19, cada país, estado, gobierno, empresa, tomó la decisión que más le convenía a su gobierno para ganar capital político, pero creo que pocos visualizaron que este problema sería más de resistencia que de defensa, así que aprender un poco como pode aplicar ciertas acciones para ayudar a los colaboradores a sentirse más seguros, sin que eso indique un problema en el desempeño y en la eficiencia de las empresas e instituciones, es de capital importancia. Es nuestra labor en Peopé tratar de traerles un poco de lo que se está haciendo al respecto y que se aplique en la medida de lo posible.

A pesar de que muchas empresas tuvieron que tomar decisiones rápidas para aplicar el trabajo bajo el esquema remoto, los resultados para las empresas han sido muy positivos, comentó Sergio Porragas Moreno, Director de Operaciones de OCCMundial, Pues tras la adopción de medidas de aislamiento social en diferentes sectores de la sociedad, y al aplicar el trabajo a distancia como medida de mitigación del contagio, se realizó otra encuesta, ésta, realizada en junio de 2020, en la cual a diferencia de otros estudios, se evidenció que para más de la mitad de los encuestados (un 57%) tuvieron una disminución en la cantidad de estrés experimentada durante el trabajo en comparación con el percibido en la oficina. Sin embargo, para un 21% de los entrevistados la experiencia fue diferente, con niveles de estrés más elevados al trabajar desde casa que en el lugar habitual de trabajo. Se estima que más de dos tercios de la fuerza laboral mexicana trabajó desde casa en algún momento desde la pandemia.

Estamos en el entendido de que el trabajo desde casa no es para cualquiera, se debe tener una capacidad organizativa, de lo contrario, se va a empezar a sufrir estrés muy alto y eso lo va a hacer que se caiga en una condición de vulnerabilidad a desarrollar cualquier trastorno mental, Es importante señalar que, como en cualquier situación, existen ventajas y desventajas, por lo que es necesario tener una rápida capacidad de adaptación para hacer frente ante la situación que estamos enfrentando hoy en día, y podamos salir adelante.

Hay algunas ventajas y desventajas que debemos considerar al realizar el home office, no todo es malo, los trabajadores están más al pendiente e su familia, pero al mismo tiempo es importante tener o establecer reglas de convivencia y la comprensión de las responsabilidades que se tiene desde el homeschooling hasta el home office.

Ventajas del home office

1. Flexibilidad: Los horarios flexibles ayudan a organizar las tareas y actividades. Pero, se deben establecen objetivos claros en lugar de solo el cumplimiento de horarios.

2. Ahorros:  Se reducen los costos de desplazamiento y se generan ahorros en algunos gastos generales, como el lavado de ropa, productos e belleza, etc.

3. Calidad de vida: Al evitarse los traslados, se mejora la productividad y en caso de no exceder los horarios laborales establecidos, se puede planear alguna actividad física en interiores o bien, realizar algún proyecto personal o profesional. El 16% disfruta poder trabajar en compañía de sus seres queridos y compartir con ellos más tiempo del habitual y el 9% cree que está más tranquilo en su casa que en la oficina

4. Productividad: Ayuda a tener un mejor manejo del tiempo para cumplir con los objetivos establecidos, incrementando la valoración del trabajo realizado. El 62% de los encuestados creen que son más productivos trabajando desde su hogar y que un 9% se concentra mejor en casa

5. Reduce el estrés citadino: Este se reduce al evitar el tráfico vehicular, los problemas con la disponibilidad del transporte público, imprevistos, tales como accidentes, marchas o bloqueos, entre otros. El 56% señaló que valora el ahorro de tiempo en el camino desde y hacia el trabajo.

Y pues como lo hemos estado viendo hay también sus desventajas, tales como:

1. Equipo de oficina y lugar de trabajo: Por lo general, no se tiene en casa un lugar propicio para el trabajo de “oficina”: una silla reclinable y ergonómica para escritorio, conexiones cercanas, o bien, un lugar silencioso para trabajar. Para eso es necesario organizar un lugar apropiado para tal efecto, con el objetivo de cumplir con las tareas el puesto de trabajo. Pero aun así, el 6% señala no contar con apoyo constante de parte de su líder

2. Distractores: Al estar en casa, las labores domésticas causan muchas distracciones, las cuales ocasionan una disminución de horas productivas, como por ejemplo la televisión, los juegos de los niños, las mascotas, los ruidos de la calle, entre otros. Pero también al 16% le cuesta desconectarse y poner límites entre su vida personal y profesional

3. Comunicación: No es lo mismo tener una red doméstica que todo el soporte técnico que ofrece una oficina, esto puede originar el incumplimiento de los objetivos o incluso no obtener el resultado esperado. Por eso, la comunicación debe ser constante y de manera clara. En ese sentido, se deben aprovechar las herramientas tecnológicas para conversar y tomar decisiones de manera más rápida ante cualquier inconveniente. A esto, un 8% siente que hay falta de comunicación en el equipo y eso le impide realizar bien su trabajo

4. Tiempo laboral y personal: Hay que separar convenientemente el tiempo laboral del tiempo personal, esto contribuirá a que se sea más productivo y claro, deben existir tiempos de descanso y trabajo bien establecidos, para poder rendir al máximo pues el 9% dice que no se toma los mismos descansos que estando en oficina. Sin embargo, el 23% dice extrañar a sus compañeros de oficina. A un 12% le falta equipamiento para trabajar de forma saludable

5. Organización: Es importante tener un espacio libre y organizado y tener a la mano las cosas que se utilizarán en el día a día, y retirar los objetos que no se necesiten. Esto contribuirá a evitar confusiones y posibles distractores.

Ahora bien,

¿cómo identificar si el home office me está perjudicando?

Al respecto Fernando Alcaraz, profesor del DPES del ITESO, ofrece algunos consejos para identificar cuando el trabajo a distancia nos está perjudicando física y mentalmente: 

  • Cuidar las horas de sueño: establecer horarios fijos para dormir y despertar, descansando entre siete y nueve horas.
  • No utilizar la cama para otra cosa que no sea descansar: queda prohibido trabajar, ver televisión, comer o leer en ese espacio.
  • Luz solar: salir a exponerse, “asolearse” o despejarse fuera del techo de nuestros hogares al menos 20 minutos al día. También ayuda a sincronizar mejor nuestros ritmos biológicos.
  • Evitar usar pantallas o actividades estimulantes una hora antes de dormir.
  • Establecer horarios fijos para alimentación y actividad física.
  • Poner horarios fijos para el trabajo y para la convivencia familiar: incluye poner límites a la interacción de mensajes en redes sociales (Facebook, Instagram, WhatsApp).
  • Tener un espacio propio para descansar y despejarse en solitario.
  • Disponer un espacio estipulado para trabajar y usarlo sólo para eso. De ser posible que el área laboral se organice de manera similar a la que se acostumbraba en la oficina.
  • Usar una silla ergonómica o de oficina para estar sentado durante periodos largos.
  • Completar ciclos de trabajo y descanso durante la jornada laboral: se pueden empezar con ciclos de 20 minutos de trabajo y de tres a cinco minutos de descanso, y ampliarlos a lapsos promedio de 50 minutos de trabajo y 10 minutos de descanso.
  • No evitar hacer trabajos que “den flojera” o sean incómodos: esto evita la procrastinación o hacer todo para el final. “Es un terrible hábito que no nos ayuda ni en lo emocional ni a ser más eficientes y productivos”, puntualizó Alcaraz.

Consejos a los jefes con empleados en Home Office

El académico señala que todavía en estos tiempos muchos patrones o jefes consideran que trabajar más tiempo significa mayor productividad, cuando en la realidad esto no sucede así. Para evitar reproducir malos hábitos de este tipo en el home office, sintetizó algunas sugerencias: 

  • Respetar la privacidad de los subordinados: por ejemplo, no mandar mensajes laborales fuera del horario establecido de trabajo para evitar también el acoso a la otra persona.
  • Organizar mejor el tiempo de trabajo: por ejemplo, llevar a cabo dos pequeñas juntas virtuales por la mañana y tarde que ayuden a dar a conocer los objetivos y su grado de avance.

Pero.

¿qué hacer para implementar una estrategia eficaz y productiva de Home Office?

Antes que nada, hay que romper paradigmas que no nos dejan poner en perspectiva la solución de manera diferente y empleando las herramientas y las tecnologías disponibles y así cambiar la forma en como hemos hecho las cosas de manera tradicional y no integrarnos e una buena vez ala era digital.

Es importante entender que los colaboradores de una organización requieren supervisión continua, pero hablamos de un nivel de colaboradores muy básico. Eso depende de la madurez de los colaboradores, pero, al mismo tiempo, de la seguridad del líder, al sentir que tiene personas responsables que pueden trabajar aún sin su supervisión física o presencial. Para ello se deben establecer bien las metodologías de trabajo, metas y protocolos que se deben realizar, no se puede sólo dejar a la deriva al grupo, pero la confianza es primordial para el avance de toda organización.

Una empresa se vuelve más efectiva cuando evalúa a su personal con base al resultado, bajo un modelo de administración por objetivos, donde no se está calculando cuántas horas trabajaron; sino el cumplimiento o no con las actividades y objetivos a alcanzar. Esto hace a las empresas muy maduras, pues es el paso más sublime de la evaluación del desempeño de una persona

El modelo Home Office se empezó a implementar en EEUU en los años 80´s y una de las cosas que detectaron es que la gente que trabaja desde su casa suele trabajar más horas, por una sencilla razón: ahorro en tiempo de traslados y no hay límite de horario. De hecho, una de las recomendaciones para las personas que trabajan desde su casa es, precisamente, establecer horarios de trabajo, para evitar trabajar doce horas al día.

Hacer Pruebas Piloto. Es recomendable hacerlo, seleccionando un área de la organización donde los colaboradores no necesiten estar ahí de forma presencial; posteriormente, elegir a 5 colaboradores de mayor madurez, de más confianza, para dar inicio a esta prueba. Y, por supuesto, medir después los resultados

Capacitación de los líderes. Los líderes deben ser los primeros en aprender esta nueva modalidad y así delegar, supervisar y retroalimentar a su gente cuando trabajan en entornos remotos. Se requieren ciertas competencias del líder en cómo supervisar el trabajo con puntos de contacto: cuántas veces hay que llamar a la persona (no para saber qué está haciendo, sino para ir midiendo si las actividades respecto a los resultados que tiene que cumplir). En un modelo home office debe haber supervisión: llamadas telefónicas, teleconferencias, y, quizás en la medida de lo posible, alguna junta presencial,

Medición de resultados: Es importante darse el tiempo para medir los resultados. No puede pasar que las organizaciones, tras vivir esta experiencia, no se den a la tarea de medir los resultados respecto a si mejoraron o no.

Reactivando la economía con buenas ideas

Hay muchos rubros que han sufrido seriamente los estragos de la pandemia, entre ellos los del espectáculo, turismo y restauranteros, ahora que se le está permitiendo a establecimientos reabrir, pero con unos protocolos de seguridad muy estrictos, permite reactivar algunas empresas y empleos, pues después de la salud, la economía es la que más a preocupado a muchos sectores de la población. Al respecto hay una que llama la atención por su propuesta arrojada que parece tener sentido y es que la cadena de restaurantes Vips quiere que clientes hagan home office en sus sucursales, se plantea que El espacio de acceso a Wifi y café ilimitado, además de un menú de más de 10 platillos a $79 cada uno, ya sea para desayunar, comer o cenar.

Hay muchos rubros que han sufrido seriamente los estragos de la pandemia, entre ellos los del espectáculo, turismo y restauranteros, ahora que se le está permitiendo a establecimientos reabrir, pero con unos protocolos de seguridad muy estrictos, permite reactivar algunas empresas y empleos, pues después de la salud, la economía es la que más a preocupado a muchos sectores de la población. Al respecto hay una que llama la atención por su propuesta arrojada que parece tener sentido y es que la cadena de restaurantes Vips quiere que clientes hagan home office en sus sucursales, se plantea que El espacio de acceso a Wifi y café ilimitado, además de un menú de más de 10 platillos a $79 cada uno, ya sea para desayunar, comer o cenar.

Así es que se lanza este concepto llamado VIPS Office para clientes que buscan un espacio como oficina alterna al hogar, derivado de la pandemia que obligó a recurrir a esquemas de trabajo a distancia para prevenir los contagios de Covid-19. Ante esta situación, esta cadena de restaurantes con presencia en 41 ciudades y más de 270 sucursales en el país, lanzó este concepto durante todo el mes de octubre y noviembre desde la hora de apertura y hasta el cierre, con el objetivo de ofrecer las condiciones óptimas para trabajar. Cabe resaltar que se ofrecen espacios totalmente limpios y sanitizados, así como el WiFi y café ilimitado que a muchos gusta.

Como lo hemos visto a lo largo de la nota, el home office no ha sido una solución óptima para muchas personas, debido a los diversos factores como espacio, convivencia con familia, rutinas y horarios; sin embargo, esta opción es buena para apoyar a las personas que aún trabajan desde casa y no pueden o no quieren volver a la oficina, así que ojalá veamos más propuestas de este tipo que aportan desde su trinchera a hacer más llevadero este problema que se nos presentó en este 2020.

Fuentes de consulta:

Forbes.com.mx

www.imss.gob.mx

idconline.mx

es.statista.com

mx.fashionnetwork.com

factorcapitalhumano.com

mexico.quadratin.com.mx

www.iteso.mx

www.milenio.com

www.thomsonreutersmexico.com

psicologiaymente.com

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